Σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι ένα σύστημα που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων.

Το σύστημα αυτό περιλαμβάνει τις παρακάτω λειτουργίες

• Είναι Cross Platform δηλαδή λειτουργεί σε περιβάλλοντα Windows και Linux
• Διατηρεί την ιστορικότητα των εγγράφων
• Κρατάει metadata για κάθε αρχείο που αποθηκεύει
• Διαχειρίζεται ψηφιακές υπογραφές
• Μετατρέπει αρχεία σε pdf
• Δίνει την δυνατότητα προσθήκης σφραγίδας σε pdf αρχεία

Τα δεδομένα που αποθηκεύονται στα metadata είναι τα παρακάτω

• Το description του αρχείου
• Audit δεδομένα όπως
• Χρήστης δημιουργίας, Ημερομηνία δημιουργίας
• Ονοματεπώνυμο υπογράφοντα, ώρα υπογραφής
• Ποιος χρήστης επεξεργάστηκε και ποτέ ένα αρχείο
  και σε ποια version αντιστοιχεί αυτή η επεξεργασία